公司物资采购管理制度

时间:2017-07-17 新劳动法 我要投稿

  为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订公司物资采购管理制度。

  公司物资采购管理制度(一)

  一、 目的

  为了进一步加强公司制度管理,健全企业采购管理制度,监督和控制不必要的开支,保证采购工作的正常化、规范化,特制定此制度。

  二、 工作程序

  (一) 采购原则

  1.采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

  2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争,择优选取。

  3.一般日常办公用品及其它消耗用品由总务后勤人员负责采购;

  4.物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

  (二)采购申请

  1.采购之前,采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量,需求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”。

  2.紧急采购时,由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样,以便及时处理。

  3.若撤销采购,应立即通知总务后勤人员或采购部人员,以免造成不必要的损失。

  (三)采购流程

  1. 采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。

  2. 各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核,报总经理审批后,方能进行采购。

  3. 采购物料定单必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务。

  (四)采购经办人职责

  1. 建立供应商资料与价格记录。

  2. 做好采内参市场行情的经常性调查。

  3. 询价、比价、议价及定购作业。

  4. 所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

  5. 做好平时的采购记录及对帐工作。

  (五)采购方式

  1. 集中计划采购:凡属日常办公用品必须集中计划购买。

  2. 长期报价采购:凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。

  3. 每年第一个月重新审定上年度供应商,与供应商洽谈需两人以上进行,并对供应商评审,且作出相关评审记录。

  (六)采购实施

  1.“物品申请表”批准签字且到财务部备案后,办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。

  2.采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。

  3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后,才能办理入仓手续。

  (七)采购付款方式

  1.物品采购无论金额多少,一律由经办人签字,财务经理审核,总经理核准签字后方可报销。

  2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。

  (八)采购经办人行为规范

  1. 采购人员应本着质优价廉的基本原则,经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。

  2. 采购经办人应尽职尽责,不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂;若因严重失职或违反原则作出不适当行为者,给予辞退,情节严重者提交机关处理。

  三、 附则

  1.各部门需要采购时,凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的,财务部将拒绝付款。

  四、本制度经总经理核准后实施。

  五、附生产物料采购流程图:

  公司物资采购管理制度(二)

  一、请购及其规定

  1.请购的定义

  请购是指某人或者某部门根据需要确定一种或多种物料,并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

  2.请购单的要素

  完整的请购单应包括以下要素:

  (1)请购的部门;

  (2)请购单填写人;

  (3)请购的日期及需求时间;

  (4)请购的物品名;

  (5)请购的物品数量;

  (6)请购的物品规格;

  (7)请购的物品用途;

  (8)请购如有特殊需要请备注;

  (9)请购部门主管;

  (10)请购单审核人;

  (11)公司总经理。

  3.请购单及其提报规定

  (1)请购单应按照要素填写完整、清晰 ,由部门主管审核批准后报采购部门;

  (2)食品采购是根据警戒库存按月销量在网店管家新建采购订单,办公用品及包材采购物料的请购应统一填写《物料申请表》;

  (3)食品的采购订单应由采购主管审核后再由采购专员提报至供应商,与供应商确认到货信息后填写计划到货日期,如遇缺货要及时通知采购主管从其它渠道调货。请购部门提报的其它请购单应按照要素填写完整、清晰 ,由部门主管审核批准后报采购部门,待采购部签字后,请购部门备份;

  (4)其它涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,该清单的电子文档也需一并提交;

  (5)遇公司经营、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。

  (6)单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,请购部门必须作出书面说明。

  (7)其它请购单的更改和补充应以书面形式由部门主管签字后报采购部。

  二、请购单的接收及分发规定

  1、请购的接收要点

  (1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购单是否经过公司领导审批;

  (2)接收请购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整清晰不采购,库存已超储积压的物资不采购的原则;

  (3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有超储库存;

  (4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

  2、请购单的分发规定

  (1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;

  (2)对于紧急请购项目应优先处理;

  (3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;

  (4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

  三、询价及其规定

  1.询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,遇到问题应及时的与请购部门沟通;

  2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;

  3.对于紧急请购项目应优先处理;

  4.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;

  5.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;

  6.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

  四、比价、议价

  1.对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认;

  2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他供应商的价格最低,所报价格的综合条件更加突出;

  3.收到供应单位第一次报价应向公司领导汇报情况,设定议价目标;

  4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力,资质进行验证和审查,如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。

  五、入库

  (1)采购物资到达仓库后,由仓库验货员严格按照验收标准查看物品的包装与日期,散装食品应做质量判定,再按照采购清单验收物资;

  (2)仓库验收发现不合格品应不予入库,并及时通知采购部作退换货处理;

  (3)已经验收的产品,仓库应及时的办理入库。

  六、付款

  采购部凭收货单及入库单填写《付款申请审批单》,最终审批后由财务付款。


公司物资采购管理制度相关推荐