政府采购业务管理制度风险点范本

时间:2017-04-19 编辑:东兰 手机版

  在政府采购领域内加强内部控制管理,是推动政府采购工作有序进行的重要力量,制定政府采购业务管理制度的时候一定要考虑到风险点这个因素!

  政府采购业务管理制度风险点范本【1】

  政府采购工作作为财政改革的重点内容,被称为“阳光下的交易”,它通过制度的设计和法律的完善,达到使政府采购行为公开化、透明化、规范化,以实现公平公正的目的。但由于权力的过分集中,政府采购工作极易出现权责不清、权力滥用、贪污腐败等问题,因此,完善的内部控制制度建设就显得尤为重要。济南市财政局政府采购管理处从深入贯彻党的十八届四中全会精神,落实《财政局内部控制基本制度(试行)》和八个专项内部控制办法的角度出发,构建了一套规范有效的政府采购管理处内部控制制度,以从源头加强政府采购管理,有效防控业务风险及廉政风险,增强政府采购管理的科学性、合理性、规范性。

  一、内部控制制度的原则

  1、合法性原则

  依法办事是政府采购工作的首要准则,也是制定政府采购内部控制制度应遵守的首要原则。政府采购内部控制制度建设应当严格遵守《政府采购法》、《招标投标法》等相关法律法规的规定,以免扰乱政府采购市场经济秩序。

  2、适应性原则

  政府采购内控制度的建设应当符合我国实际,与政府采购的特点和要求相适应,只有如此才能使政府采购内部控制制度适应政府采购管理要求并发挥作用。

  3、规范性原则

  政府采购内控制度应当对政府采购的各项工作进行全面规范,使政府采购工作严格按照规章制度有序进行。即政府采购的每个过程、部门、环节,包括单位内部、单位与单位都要相互牵制;既要事中控制,还要实施事前和事后控制等。

  4、科学性原则

  政府采购内控制度的建设要符合科学性的原则,即制度既要有科学合理的可操作性,又要使其符合并体现政府采购活动中诸如采购方式、评标方法的科学性,不能违背相关的会计、统计、管理学科的基本方法和要求。

  二、政府采购工作职责分工、岗位设置及廉洁从政行为规范

  济南市财政局政府采购管理处主要工作包含以下内容:拟订政府采购管理办法和工作规程,拟订年度政府集中采购目录和有关限额标准;负责市级单位采购计划编制审核、采购方式审批;承担政府采购信息管理、聘用专家管理、投诉处理、市级集中采购机构考核与业务指导工作;指导全市政府采购工作,监督检查全市政府采购政策执行情况。

  对政府采购管理处的干部岗位进行明分工,将每个工作落实到个人,这种岗位分工的设置为规范管理提供了基础,有利于加强内部控制,提高工作效率。通过对各工作人员落实分工负责制,但又“分工不分家”的方式,使各岗位人员之间加强协作,确保各项业务工作的顺利开展。

  通过对工作人员强化廉政风险防控机制建设,以建立健全惩治和预防腐败体系、规范和制约权力运行,推动政府采购工作依法、有序、深入开展。

  三、政府采购工作流程风险点及防范措施

  1、向政府采购管理系统导入采购预算指示

  此流程的风险点主要包括:预算处未及时、准确导入政府采购预算信息,预算处、部门处未及时将政府采购预算指标传送给政府采购管理处,政府采购管理处信息录入岗位负责人未及时在政府采购管理系统中导入政府采购预算指标,部门未按要求编报政府采购预算和政府采购计划。

  针对以上风险,预算处、部门处应负责及时、准确地将政府采购预算指标(含调整预算指标)通过预算指标管理系统传送给政府采购管理处,政府采购管理处岗位负责人及时接收导入指标。预算单位负责按批复的政府采购预算编制政府采购计划报送部门处、政府采购管理处。

  2、政府采购方式变更申请

  此流程的风险点主要包括:未严格按照规定审核部门采购方式变更申请、未及时批复部门采购方式变更申请、违规审批部门采购方式变更、部门提供不实的采购方式变更。

  针对以上风险,严格按照《政府采购法》、《财政部政府采购非招标采购方式管理办法》和预算单位变更政府采购方式有关制度规定进行初审、复核、终审三道审核。预算单位申请采用单一来源采购方式中唯一供应商的,审核前应在指定的政府采购信息发布媒体上公示。

  3、政府采购进口产品申请

  此流程的风险点主要包括:未严格按照规定审核部门采购进口产品申请,未及时批复部门采购进口产品申请,违规审批采购进口产品申请,部门提供不实的进口产品申请材料。

  针对以上风险,应严格按照《政府采购法》和采购进口产品有关制度规定进行初审、复核、终审三道审核。初审人严格审查采购人提交的采购进口产品的书面申请材料,仔细核实其提交的相关表格和材料。处长审查初审意见后作出终审后报分管局长批复。

  4、管理政府采购合同备案

  此流程的风险点主要包括:政府采购合同备案管理不完善,造成相关资料收集不完整;部门未按要求提交政府采购合同备案材料。

  针对以上风险,应加强合同备案管理,政府采购管理处指定专人负责管理政府采购合同备案材料;并督促部门和代理机构按时备案。而对于未按时提交政府采购合同备案材料的采购单位或代理机构,政府采购管理处要进行督促。

  5、受理政府采购投诉或举报

  此流程的风险点主要包括:负责人未按时处理政府采购投诉案件、未依法作出政府采购投诉案件处理决定、故意隐瞒政府采购违法违规事实、采购相关当事人不配合政府采购投诉处理、不当利用行政复议或行政诉讼程序,造成不良影响。

  针对以上风险,应严格执行政府采购投诉处理相关规定,并建立律师事务所横向协助制度,确保案件从启动到最后作出处理决定全流程的透明化和专业化。建立政府采购专家审查委员会纵向把关机制和投诉案卷存档备查制度,并对处理结果依法公开。

  6、开展集中采购机构监督考核及代理机构监督检查

  此流程的风险点主要包括:考核或检查工作方案与制度规定有冲突、未依法处理考核或检查中发现的违法违规行为、隐瞒考核或检查中发现的违法违规事实、包庇考核或检查中发现的违法违规事实。

  针对以上风险,建议严格按照《政府采购法》、《集中采购机构监督考核管理办法》等有关规定,对集中采购机构开展定期业务考核,对采购代理机构执业情况开展监督检查;建立集中采购机构考核和代理机构监督检查指标体系;组建考核(检查)工作组,建立政府采购专家审查委员会纵向把关机制,将考核(检查)发现的违法违规问题,提交专家审查委员会审查,专家提出处理处罚意见,并将考核(检查)的工作底稿、书面报告等,建立纸质档案入卷。

  四、政府采购工作的内部管理制度设计

  1、政府采购管理处工作一次性告知工作制度

  一次性告知制是指办事人到政府采购管理处或电话咨询办理有关事宜,因手续、材料不完备等原因退回补办,或未按规定程序、受理时限办理而不予受理的,经办人员必须一次性告知其所需要办理事项的依据、时限、程度,所需的全部材料以及不予办理理由的制度。

  这种制度的设计有效的杜绝推诿扯皮现象,节省了当事人的时间成本,提高办事效率,对切实为人民服务提供良好基础。

  对不履行一次性告知义务或者对符合规定,手续齐全又不能马上办好的事项又不出具回执的情况,给予严厉惩罚措施,一经查实,视情给予诫勉教育,对情节较重的,给予通报批评或效能告诫。

  2、政府采购管理处首问责任制度

  首问责任制是指采购人、供应商、中介机构、评审专家或社会各界人士,来人、来电到政府采购管理处办事、咨询或者申办事项时,第一位接受询问或受理的政府采购工作人员即首问责任人,无论服务对象询问或需办理的事项是否属于其岗位职责范畴,必须热情接待,承担当场及时办理或引导办理责任。

  首问责任制的设计避免了群众对机关内设机构职责分工和办事程序不了解、不熟悉而办事困难的问题,是一项有效的便民工作制度,有利于转变政府职能,提高工作质量和效率,更好地为社会和广大人民群众提供优质服务。

  3、政府采购管理处服务承诺制度

  服务承诺制指机关特别是“窗口”单位,为改进工作作风,提高工作效能,在遵守法律、法规和有关规定的基础上,向管理和服务对象作出服务质量和服务时限的承诺,并通过媒体向社会公开,并接受公众监督的制度。

  服务承诺制具有一定法律效力和较强的规范性与约束力,由于有关承诺都要在社会的公开监督下实施和兑现,从而使承诺单位工作人员手中的权力变成了一种责任。

  4、政府采购管理处限时办结制度

  “限时办结制”是指各类须经政府采购管理处办理的事项,在手续完备、资料齐全内容符合法律、法规及有关规定的前提下,各承办部门(单位)要努力提高效能,在规定时限内及时办结。

  “限时办结制”的设定加强了政府采购管理处效能建设,改进机关作风,进一步提高了工作效率, 切实做到为社会和广大人民高效服务。

  5、政府采购管理处公文运转管理制度

  公文运转管理主要包括收文管理、办文管理、发文管理、公文督办管理。

  对公文运转各个环节的流程进行规范,能更好的抓住风险点,并有效提出防范措施,避免公文运转出现的问题,以实现公文管理工作的规范化、制度化。

  结语

  政府采购工作内控制度是实现采购资金保障有力、政府采购准确高效、保障财政资金安全、提供优质高效服务的政府采购工作目标的有效保证。政府采购内控制度建设是顺应社会主义市场经济改革的必然要求,政府采购工作部门要紧密结合实际和工作中遇到的现实问题,不断适应新形势,在借鉴西方相关理论和实践经验的基础上,自觉探索一套适合我国国情的内控制度。
 

  政府采购业务管理制度风险点范本【2】

  政府采购每一个项目从立项到项目完工验收,少则一、两个月,多则一年半载,甚至更长,复杂的项目还涉及到方方面面。内控制度不健全,篱笆扎的不牢,就会产生政府采购法律法规执行风险和廉政风险。政府采购内控制度建设应该纵向到底,横向到边,涵盖采购单位、采购代理机构和财政部门三个方面,应该针对从采购需求确定、采购预算编制、采购文件编制、招标采购、签订合同、履行合同到项目验收,全方位、全流程的风险点建立内控制度,并将之贯彻落实。

  一、政府采购主要风险点

  (一)确定采购需求。采购需求主要由供应商资格、采购项目技术要求、商务条款、售后服务等内容组成,采购需求是否符合采购项目需要或特点,是否符合资产金额标准和配置标准、是否科学合理,是确定采购预算的基础,采购文件的核心内容、评标方法、评标标准也是由采购需求决定的。合规合理的采购需求是采购项目顺利招标采购、签订并履行合同的根本。不合规不合理的采购需求会导致预算脱节市场,围标串标或无人应标、天价采购;导致采购文件内容有倾向性、歧视性条款,评分标准设置有倾向性、歧视性;导致中标人钻空子提供假冒伪劣产品,而采购单位无门投诉。

  (二)选择采购方式。政府采购法定的采购方式有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源和询价六种,每种方式都有其适用情形。采购单位根据采购项目特点选用合适的采购方式,既合法合规又提高采购效率;选用不合适的采购方式,不利于供应商良性竞争。采购单位有意拖延采购,倒逼政府采购监管部门批准非招标采购方式,则涉嫌规避公开招标、暗箱操作。

  (三)组织招标采购活动。从招标采购公告发布之日起至招标采购结果公告、发放中标成交通知书日截止,是政府采购活动公开表演的开幕到闭幕的关键阶段。缺程序、错细节,设埋伏、加私货,诱导或被诱导、念歪经,等等采购单位、投标供应商、采购代理机构或评审专家的暗箱操作、违规违法行为在此阶段或登台表演,或通关兑现。本阶段应严格按政府采购法律法规规定的程序和办法来周密组织采购活动,加强现场监督,将无意发生的失范行为予以制止纠正,将鬼蜮伎俩予以戳穿。

  (四)签订并执行合同。组织采购的目的就是按规定程序和办法为采购单位寻找符合其采购项目要求的合同合作方。采购单位不喜欢或排斥中标人,中标人无正当理由弃标,或双方签订的合同背离招标文件要求、中标人投标文件承诺和中标通知书,即是否定了经过法定采购程序产生的结果。合同执行阶段,中标人粗制滥造,偷工减料,提供假冒伪劣产品,或拖延工期,采购单位睁一只眼、闭一只眼,采购单位项目负责人或经办人接受中标人的好处,项目验收通过,即是浪费了宝贵的财政资金,也是相关人员的失职渎职。

  采购单位是采购活动的发起单位,采购单位俗称业主单位,是采购项目实施的责任主体,采购代理机构是受采购单位委托为其采购活动的招标采购提供专业化的代理服务,财政部门作为法定的政府采购活动监督管理部门,为采购单位采购项目的实施既监督管理又保驾护航。

  本文以市本级采购活动为样本,探讨针对政府采购活动中的风险点,如何建立健全内部控制制度,加强政府采购管理。

  二、采购单位内控制度建设

  采购单位作为采购项目实施的责任主体,应在以下几方面加强内部控制制度建设,并予以贯彻落实。俗话说“苍蝇不叮无缝的蛋”,采购单位项目主管领导或项目具体经办人,如果没有违反政府采购法律法规的行为,不良供应商从采购单位方面也无机可乘,代理机构一般也不会自作多情。

  (一)健全组织架构。有条件的采购单位应成立由财务、资产管理或后勤保障某一部门牵头成立的常设采购工作组,归口管理政府采购业务,负责处理本单位日常采购事务,如拟定采购需求、编制采购预算、会商采购方式、起草采购文件、复核采购文件、联系财政部门办理采购项目备案合同备案事宜、联系委托代理机构采购事宜、签订采购合同、监督中标供应商履约和验收采购项目等。其人员可以从本单位财务,资产、后勤保障、纪检监察和采购业务较多的科室抽调,并指定工作组组长,负责联络协调工作。有采购业务时,大家共商议事,按分工、按项目进度行使各自的职责,无采购业务时,大家做自己的本职工作。重大、重要或复杂项目,向单位领导汇报。

  (二)明晰人员岗位分工。采购工作组及项目经办科室应明确分工,不相容岗位相互分离相互制衡,既分工明确各行其职、齐心协力积极推进项目实施,又做好廉政风险点控制,不可以一个人或一个科室一手遮天、大包大揽,操控采购活动。按采购业务流程应分拟定采购需求、起草采购文件、复核采购文件、联系财政部门和代理机构、代表本单位参加项目开标评标、签订采购合同、监督供应商履约、验收八个岗位,一人可以兼职,但起草采购文件与复核采购文件,签订合同与监督验收项目履约岗位不可兼职。

  (三)建立并落实内部控制制度。为了保证采购活动的依法依规开展,项目的顺利实施,应建立健全采购单位内部的控制制度,用制度管人管事。建立包括重大事项集体决策会签、项目需求拟定、采购预算编制、采购文件准备与复核、签订合同、监督保障合同履行、验收、项目推进时限、采购档案资料存档、考核和责任追究等一整套完善的内部控制管理制度,明确相关科室、相关岗位的职责分工。风险点应两人一岗,或设复核复审岗,本单位纪检监察部门对采购活动和相关岗位人员行为进行监督考核。并重点将内控制度所明确的职责分工具体分解落实到相关科室、相关人员,项目实施过程中有监督,完工后有考核,项目实施受阻或出现问题,应及时商议解决或请示有关部门。

  三、采购代理机构内控制度建设

  代理机构受采购单位之托在采购活动中扮演着重要角色,从采购需求制定、发布采购信息、招标采购、到发布采购结果公告为采购单位提供专业化的服务,有的还代理采购合同签订和组织验收。起着联系采购单位、供应商、评审专家和监管部门等多方面桥梁和纽带的作用。代理机构作为专业化的招标采购活动组织者、策划者,应该建立覆盖全流程服务的内控制度。

  (一)建章立制,提高自律和自我管理能力。代理机构应建立健全内部控制管理制度,制定服务规程、岗位职责、采购文件审核复核、风险控制、工作纪律、法律和实操培训、采购档案管理、考核奖惩等一系列规章制度。根据制度规定,明确分工和岗位职责,并落实到每位专职人员、落实到代理业务每个环节,确保采购项目依法依规进行。代理机构应充分发挥自我管理、自我约束的积极性和主动性,提高职业道德水准,规范代理机构和员工的执业行为。

  (二)业务操作相互制衡相互协调。业务操作层面,视业务情况、采购单位专业力量情况而采取相应的服务管理机制。采购业务量小、专职人员少的代理机构,可以实行一岗双人全程服务采购项目,外加稽核岗对关键环节、风险点实时复核监督的管理机制;采购业务量大、专职人员力量强的代理机构,可以将采购文件编制、开评标活动组织由两个岗位或两个部门分段服务,稽核部实时复核监督的管理机制。各岗位或各部门还要相互协调配合,不因不相容岗位相互分离相互制衡而影响采购效率。

  四、财政部门内部控制制度建设

  财政部门是政府采购法定的监督管理部门,财政部门应针对从采购预算到绩效评价的全过程风险点,建立完善的内部控制管理制度,明确相关科室职责权限,科室之间既相互协调配合、环环相扣,又相互制衡,同时接受本单位纪检监察部门的监督。一是明确风险点的部门或岗位的职责权限,风险点的职责权限由相互制约的两个以上部门或岗位完成,实行双岗双责,一人初审、一人复核,确保依法依规履职到位。采购预算由预算管理科审核,采购预算控制金额由投资评审中心评审;采购项目的配置是否符合规定和标准由资产管理科审核;采购计划备案、采购方式审批、采购合同备案由政府采购管理科实施;采购资金支付由国库集中支付中心审核支付;采购项目实施效果的绩效考评由绩效考评中心实施。此外,政府采购管理科室还要对采购活动、采购单位、代理机构和评审专家的采购行为进行监管。

  (一)按照资产配置标准对采购需求进行管理。按照《党政机关厉行节约反对浪费条例》的规定,安排政府采购预算前,资产管理科室审核现有的存量资产是否还可以调剂给采购单位使用,拟新购资产是否符合资产配置标准,新建改建扩建装修工程是否符合工程建设标准。经审核,拟采购的货物无法调剂存量资产,符合配置标准、建设标准的,予以审核通过,预算管理科室方可同意采购单位安排采购预算。

  (二)受理政府采购项目计划备案,审批或变更采购方式。对已编制政府采购预算的项目,政府采购管理科室受理计划备案,根据采购单位的申请,结合采购项目适用的采购方式,批复采购计划和采购方式。公开招标数额以上的项目需要变更为非招标采购方式的,采购单位按照财政部74号令的规定提交相关材料,财政部门审核通过后予以批准。政府采购管理科室是财政部门内部履行政府采购监督管理的专业科室,科室内部应建立完善的内部控制管理制度,计划备案、采购方式审核、开评标活动现场监督、合同备案等岗位分设,相互制约,不允许一个项目的所有业务由一个人一办到底。

  (三)对采购项目进行投资评审,准确审定招标采购预算控制金额。一般政府采购预算对采购项目并未细化到方案和具体采购需求,也并非所有项目政府采购预算一批复就马上实施采购,一般根据项目实施计划安排采购,大项目还要结合财政收入进度来计划安排采购。因此,对政府采购货物、工程和服务项目,采购前对采购需求、技术指标和服务需求也需要进一步优化和细化,进一步了解市场行情。财政投资评审中心在确认项目已进行采购计划备案后,根据优化细化后的采购需求核定采购预算控制金额,采购单位也据此编制采购文件,并对外公告。

  (四)对政府采购的开标、评标活动现场当事人的行为进行监管。开标评标活动是政府采购活动的重头戏,评审专家应从财政部门建立的专家库中随机抽取,代理机构主持的开标仪式应该按规定的方法和程序进行,评标委员会也应该依法依规按采购文件规定的评审程序、方法和标准进行评审。评审专家、代理机构和采购单位代表,都应接受政府采购监督员的现场监督,监督员对评审专家的评审行为,对代理机构及其主标人的服务态度、标书编制水平、开评标活动组织情况等进行一标一评价。监督员对现场发现的倾向性或歧视性对待投标供应商的行为,供应商蓄意扰乱开标评标活动的行为,代理机构暗箱操作或诱导评审专家的行为,评审专家不公平公正评审或敷衍了事不认真评审的行为,予以批评制止,严重的报告政府采购监管部门,甚至宣布停止开标或评标活动。

  (五)国库集中支付中心审核支付采购资金。中标供应商按合同履约或项目完工后,采购单位根据项目实施情况和采购合同的约定支付采购资金。采购单位申请支付采购资金应向国库支付中心提供采购项目计划备案表、资金支付申请表、中标通知书、采购合同、发票等手续和资料,经审核无误后方可支付采购资金。手续和资料不齐的,国库集中支付中心不予支付采购资金。

  (六)对采购项目进行绩效评价。采购项目的实施结果是否实现了预期目标,应通过绩效评价进行评估。小项目由采购单位自行组织评价,重大或重要项目由财政部门绩效评价中心组织专业人员或专业机构进行评价,公共公益性项目应邀请受益人参与评价。评价结果应反馈预算、投资评审、资产和政府采购等相关科室,通报采购结果是否提高了财政资金使用效益,是否物有所值达到了预期效果。未达到预期效果的,吸取教训,加强整改或补救;达到预期效果的,总结经验,查找不足,鞭策下一步工作做得更好。政府为社会公众提供的公共公益性项目还应向社会公告,接受社会监督。

  五、充分发挥电子化信息化手段防控作用

  (一)实行电子化政府采购管理,采购预算的编审、资产配置审核、采购计划备案、采购方式变更、采购合同备案、采购资金支付等管理环节全流程实行电子化管理,管理流程网上环环相接,便捷透明,溯源可查。

  (二)按照国务院要求建立统一的公共资源交易平台的要求,各地正积极推进互联网+公共资源交易平台建设。应充分利用已经建成的电子化交易平台,按照政府采购的相关规定和交易平台的规则网上受理投标人报名、收取投标保证金、随机抽取政府采购监督员和评审专家,在政府采购监督员的现场监督和电子监控系统的监督下开标、组织评审专家评标。充分运用公共资源交易平台的电子化信息化资源和完善的监控系统,排除人为因素及干扰,信息由计算机系统管控,一是开标前不得泄露已报名并提交投标保证金的潜在投标人数量及名称,不得透露监督员和评审专家的随机抽取名单;二是对参与采购活动的采购单位代表、代理机构主标人等政府采购行为进行实时监控。

  六、阳光是最好的防腐剂

  采购项目除单位自用的项目外,多数是公共公益性项目,应最大限度地公开政府采购相关信息。采购预算公开,采购项目预公告,非招标采购方式审批结果及审批理由公开,涉及公众利益的采购需求或复杂项目的采购需求公开,采购信息公开,采购文件公开,采购结果公开、采购合同公开,邀请公共公益项目受益方参与项目验收,落标人也可以申请参与其落标项目的验收,采购项目绩效评价结果公开。阳光是最好的防腐剂,在保护采购项目国家秘密和商业秘密的前提下,除评审过程不公开外,采购活动及其信息全都公开,全方位接受社会各界的监督。使采购单位、供应商、代理机构、评审专家和监管部门,不敢、不能、不想,也没有机会暗箱操作、违规违法。

  只要坚持“三公一诚信”的原则,采购单位、代理机构、监管部门各自的内控制度能落实到岗落实到人落实到各个环节,电子化信息化管理系统和交易系统能排除人为因素、管理到位,政府采购信息在阳关下晒一晒,制度+管理+科技三招合一,就能破解政府采购管理难点、管住管好政府采购风险点,不辜负政府采购“阳光工程”的称号。

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